Receber uma nota fiscal com dados incorretos, mercadoria errada ou uma operação que sequer ocorreu pode gerar sérios transtornos para uma empresa — especialmente no campo fiscal. Nesses casos, saber como funciona a recusa de nota fiscal é mais do que uma formalidade: é uma forma de proteger seu CNPJ de obrigações indevidas, autuações e fraudes.
A recusa de uma NF-e é um processo legítimo e previsto na legislação. Quando feita corretamente, ela impede que sua empresa seja responsabilizada por transações que não se concretizaram. Mas para isso, é preciso seguir os procedimentos corretos, respeitar os prazos e registrar a recusa de forma oficial junto à Secretaria da Fazenda.
Neste artigo, você vai entender em quais situações a recusa é permitida, como realizar o processo passo a passo, qual o prazo para recusar uma nota fiscal e ainda conhecer a diferença entre recusa e devolução. Se você quer segurança tributária e evitar riscos para sua empresa, continue a leitura.
Índice
O Que é a Recusa de Nota Fiscal?
A recusa de nota fiscal é o ato formal pelo qual o destinatário informa que não reconhece ou não aceita uma operação comercial descrita na NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Essa recusa pode ocorrer por diversos motivos, como erros na nota, divergência de produtos, não recebimento da mercadoria ou até suspeita de fraude.
Quando uma empresa manifesta a recusa, está comunicando à Secretaria da Fazenda que a operação não foi realizada como descrita, e, portanto, não deve gerar obrigações fiscais para o destinatário.
É importante destacar que a recusa precisa ser registrada oficialmente, por meio da manifestação do destinatário no sistema da NF-e. Somente com esse procedimento eletrônico é possível garantir que o Fisco reconheça a recusa da operação.
Essa prática é fundamental para evitar passivos tributários indevidos, proteger a integridade do CNPJ e manter a empresa em conformidade com a legislação fiscal.
Quando é Necessário Recusar uma Nota Fiscal?
Recusar uma nota fiscal não é uma formalidade nem um gesto opcional. Em muitos casos, é a única forma de proteger sua empresa de obrigações fiscais indevidas ou de operações que não aconteceram como deveriam.
Veja as situações mais comuns em que a recusa é necessária:
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Mercadoria não entregue: a nota fiscal foi emitida, mas o produto nunca chegou à sua empresa;
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Produto errado ou com defeito na entrega: o que foi recebido não corresponde ao pedido ou está em condição inadequada;
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Dados incorretos na nota fiscal: erros no CNPJ, descrição dos itens, valores ou outras informações fiscais;
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Atraso injustificado na entrega: quando o prazo acordado não foi cumprido e a entrega não é mais válida para sua operação;
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Notas fiscais emitidas sem solicitação ou sem operação real: situações em que a empresa recebe um documento que não corresponde a nenhuma compra ou negociação feita.
Essas situações exigem uma recusa formal da nota fiscal, registrada por meio do sistema da Receita, para evitar que a operação seja considerada válida e, com isso, gerar impostos ou problemas legais para sua empresa.
O Que Acontece Quando se Recusa uma Nota Fiscal?
Quando a recusa é feita corretamente, com o registro formal no sistema da Receita Federal, a nota fiscal passa a conter o evento de “operação não realizada”. Isso sinaliza que a transação descrita não foi concluída, e por isso:
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A empresa recebedora não assume a responsabilidade tributária pela nota;
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A mercadoria não entra no estoque, e nenhum imposto será devido;
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O sistema da Sefaz (Secretaria da Fazenda) registra oficialmente que aquela operação não gerou efeitos fiscais para o destinatário.
Essa recusa impede que, futuramente, a nota seja usada como base para cobranças de impostos indevidos ou para questionamentos fiscais.
E se a recusa não for registrada?
Se a sua empresa não formalizar a recusa da NF-e dentro do prazo legal, o sistema presume que a operação foi realizada normalmente. Com isso:
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O CNPJ pode ser responsabilizado por tributos da operação;
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Há risco de autuação, especialmente em fiscalizações cruzadas;
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É mais difícil comprovar que a mercadoria não foi recebida ou que a nota foi emitida indevidamente.
Por isso, não basta apenas recusar verbalmente ou devolver a mercadoria. É a manifestação eletrônica que protege sua empresa fiscalmente.
Como Consultar se uma Nota Fiscal Foi Recusada?
Para saber se uma nota fiscal foi recusada, é possível consultar diretamente os eventos vinculados ao documento no portal da Sefaz (Secretaria da Fazenda). Esse procedimento mostra se houve manifestação do destinatário, como “operação não realizada” ou “desconhecimento da operação”.
Veja como fazer a consulta:
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Acesse o site da Sefaz do seu estado ou o Portal Nacional da NF-e;
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Vá até a seção de consulta de NF-e;
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Informe a chave de acesso da nota fiscal (número de 44 dígitos);
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Verifique os eventos registrados: se houver recusa, ela aparecerá como “Operação não realizada” com a data e justificativa.
Modelo de Recusa de Nota Fiscal: O Que Incluir?
Embora o procedimento oficial de recusa seja feito eletronicamente, é importante também registrar a recusa de forma documental, especialmente no momento da entrega da mercadoria. Esse registro ajuda a resguardar a empresa em caso de questionamentos futuros.
Veja o que não pode faltar em um modelo de recusa de nota fiscal:
Informações essenciais que devem constar:
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Dados da nota fiscal: número da NF-e, data de emissão e CNPJ do emitente;
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Dados da sua empresa: razão social, CNPJ e nome do responsável pelo recebimento;
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Descrição clara do motivo da recusa: exemplo: “Produto divergente do pedido”, “Mercadoria avariada”, “Nota fiscal emitida indevidamente”;
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Data da recusa: para comprovar que foi dentro do prazo legal;
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Assinatura: do responsável da empresa que recebeu ou tentou receber a mercadoria;
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Identificação do transportador (quando aplicável): nome e assinatura.
Exemplo de texto para o verso do DANFe:
“Recusada em [data], devido a [motivo da recusa – ex: produto não corresponde ao pedido realizado]. Mercadoria não descarregada. Ass: [nome do responsável] – CNPJ [número da empresa].”
Esse registro deve ser feito antes do retorno da mercadoria ao remetente, preferencialmente com uma via arquivada para controle interno.
Além disso, a recusa eletrônica deve ser feita no sistema da NF-e com certificado digital, conforme explicado anteriormente.
Por Que É Importante Registrar a Recusa Corretamente?
Registrar a recusa de uma nota fiscal de forma oficial e dentro do prazo não é apenas uma obrigação — é uma medida essencial para proteger sua empresa de riscos fiscais e jurídicos.
Quando a recusa é feita corretamente:
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Sua empresa não assume responsabilidade por tributos relacionados a uma operação que não ocorreu;
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Evita-se a entrada indevida de mercadoria no estoque, o que comprometeria o controle contábil;
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Garante que o Fisco reconheça que a operação não foi realizada, afastando possíveis autuações;
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Cria um histórico formal que pode ser consultado futuramente, caso haja necessidade de comprovação.
Já a ausência de manifestação pode fazer com que a Receita Federal presuma que a operação foi concretizada. Isso pode gerar cobranças de impostos, bloqueios fiscais e a inclusão de sua empresa em malhas fiscais ou auditorias.
Como já vimos, não basta devolver a mercadoria. É fundamental seguir os trâmites oficiais, com registro eletrônico da recusa e documentação apropriada. É isso que mantém sua empresa segura, em conformidade com a legislação e livre de dores de cabeça fiscais no futuro.
Evite Riscos Fiscais: Recusar uma Nota Fiscal Pode Ser a Decisão Mais Inteligente
A recusa de nota fiscal, quando feita da forma correta, protege sua empresa contra fraudes, erros operacionais e até problemas com a Receita Federal. Mais do que um procedimento técnico, ela é uma ação estratégica que evita tributos indevidos, autuações e prejuízos no controle do estoque e das obrigações fiscais.
Ao longo deste artigo, você aprendeu como funciona a recusa de nota fiscal, quais situações justificam esse processo, como realizá-lo passo a passo, qual o prazo legal para registrar a manifestação e o que difere a recusa da devolução. Também viu como consultar se a NF-e foi recusada e o que incluir em um modelo de recusa adequado.
Mas, como todo processo fiscal, erros e atrasos podem custar caro. E é por isso que contar com uma contabilidade especializada faz toda a diferença.
Na Conexão Contábil, ajudamos empresas de todos os portes a manterem seus processos fiscais em conformidade com a legislação. Analisamos cada nota recebida, orientamos sobre recusa ou devolução, e garantimos que tudo seja registrado corretamente e dentro do prazo.
