Contabilidade para E-commerce: Tudo que você precisa saber para abrir a sua loja virtual do jeito certo

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O e-commerce cresceu 73,88% em 2020 e foi a salvação para muitas pessoas que perderam seus empregos em meio a pandemia da Covid-19.

Muitos estão experimentando pela primeira vez ter o seu próprio negócio, por isso não sabem muito bem por onde começar a legalizar a sua empresa. 

Assim como nos negócios tradicionais temos que cuidar da parte das obrigações legais, no e-commerce funciona da mesma forma.

Por isso, é altamente recomendável que você fique atento aos aspectos da contabilidade da sua loja virtual.

Nesse artigo iremos te auxiliar nos aspectos legais e fiscais do seu negócio, e assim evitar problemas com a Receita Federal e também para evitar futuros prejuízos.

Mas não só isso, também trataremos da parte gerencial, de modo que você consiga não apenas abrir o seu negócio online mas também escalar seu faturamento de forma recorrente.

A ideia é que você tenha um negócio próspero e a prova de crises.

Regularizando o seu e-commerce

A primeira coisa que você deve procurar fazer é legalizar a sua loja virtual, fazendo o registro do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) na junta comercial e na prefeitura de sua cidade.

Isso dará mais credibilidade e profissionalismo ao seu negócio, além de trazer benefícios para sua empresa, como:

  • emissão de notas fiscais;
  • ter acesso a financiamentos e empréstimos diferenciados e com juros mais atrativos;
  • comprar produtos no atacado ou de forma facilitada, direto com fornecedores.

A fiscalização da Receita Federal nos e-commerces está cada vez mais rígida, por isso os principais marketplaces (Mercado Livre, Amazon, Americanas.com e Magazine Luiza) exigem que os vendedores emitam notas fiscais ao realizar vendas em sua plataforma.

Escolhendo o regime tributário

Esse é um passo muito importante para o sucesso da sua empresa, nesse momento a assessoria de um bom contador é importantíssima.

Quando uma empresa opta pelo regime tributário de forma equivocada, corre o risco de pagar mais impostos do que deveria colocando em risco o fluxo de caixa e o futuro do negócio. No Brasil existem 4 modalidades de regimes tributários: MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Conheça a seguir cada um deles:

Microempreendedor Individual (MEI)

Esse regime é muito adotado por profissionais autônomos, é uma boa opção se você vai começar pequeno ou apenas está querendo validar o negócio.

Nesse regime as empresas só podem faturar até R$ 81 mil por ano e o proprietário não pode ser sócio ou titular de outra empresa.

O MEI não é obrigado a emitir nota fiscal e não há necessidade de escriturar livros fiscais.

Para se registrar como MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor e depois regularizar o CNPJ na prefeitura da sua cidade. As taxas para quem adere ao MEI são:

  • lojas que comercializam produtos pagam R$ 47,70 referentes a impostos e benefícios do Governo — como o INSS e o Imposto de Renda — acrescidos de R$ 1,00 do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • empresas que lidam com serviços pagam a mesma tarifa para o governo mais R$ 5,00 em relação ao Imposto Sobre Serviços (ISS);
  • por fim, a empresa que vende serviços e produtos tem como despesa mensal o valor-base acrescido de R$ 6,00 — a fim de cobrir ambos os impostos.

 

Simples Nacional

No regime do Simples Nacional o limite de faturamento das empresas é de R$ 4,8 milhões ao ano. A apuração do imposto considera o tamanho, atividade e faturamento nos últimos 12 meses.

A tributação é feita utilizando uma alíquota que une todos os impostos em única taxa. Veja quais são eles:

  • os federais: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI;
  • INSS (previdência);
  • ICMS (estadual) e ISS (municipal).

O valor do imposto varia entre 4,5% e 16,93%.

Assim, para saber quanto você terá que desembolsar, basta aplicar a porcentagem adequada à sua loja virtual sobre o faturamento anual.

 

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime tributário muito popular entre as empresas, ficando atrás apenas do Simples Nacional.

Nessa modalidade a receita das empresas não pode ultrapassar os R$ 78 milhões por ano.

Os impostos são apurados com base em um percentual sobre a receita bruta, que funciona como uma presunção do lucro — por isso o nome Lucro Presumido.

 

Lucro Real

Esse tipo de tributação é obrigatório para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões por ano. Geralmente não é a melhor opção para um e-commerce. O imposto é calculado em cima do lucro – receita menos despesas para se chegar ao valor dos tributos.

Embora a maioria das lojas virtuais se enquadrem no MEI e Simples Nacional, você deve pensar sempre no longo prazo, existem muitos casos de lojas virtuais que começaram como empresas modestas e hoje são negócios milionários.

 

Quais impostos incidem sobre e-commerce

Os impostos que incidem sobre um e-commerce são os mesmos de uma loja física, para quem já possui um negócio fora da internet não há grandes novidades.

Entretanto, muitas pessoas que antes eram CLT estão recorrendo às lojas virtuais, pois ficaram sem seus postos de trabalho.

Por esse motivo, provavelmente não entendem muito bem como a cobrança de impostos funciona.

A boa notícia é que todo esse trabalho de apuração será feito pelo seu contador, mas é importante que você fique por dentro que quais são os tributos que o seu negócio deve pagar, são eles:

ICMS

Esse tributo deve ser pago a cada venda realizada em seu e-commerce.

As alíquotas do ICMS são de 7% ou 12% sobre o valor da mercadoria. Esse valor varia de acordo com os estados de origem e destino das transações efetuadas.

Nas regiões de São Paulo, Rio de Janeiro e Paraná, a alíquota é de 18%, por exemplo.

ICMS-ST

Trata-se de uma substituição tributária onde a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS sobre as operações de vendas de mercadorias ou prestação de serviços é atribuída a outro contribuinte e não o responsável pelas vendas daquele produto ou serviço.

No entanto, nem todas as mercadorias vendidas online se enquadram nesse tipo de tributação. Por isso, o empreendedor deve acessar o site da Substituição Tributária.

ISS

O ISS é o Imposto sobre Serviços é só deve ser pago caso seu e-commerce tenha alguma receita proveniente de serviços prestados.

O ISS é um imposto de competência municipal.

A alíquota do ISS varia entre 2% e 5%, dependendo da cidade. A cobrança pode recair tanto para cada serviço executado quanto pode ser incluída no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Planejamento tributário

O planejamento tributário é o meio legal que a empresa tem para pagar menos tributos sobre produtos e serviços, por meio do estudo da legislação tributária e análise dos dados contábeis da empresa.

Para que um planejamento tributário seja eficiente, é preciso de dados e informações confiáveis para que a contabilidade faça o seu trabalho de forma correta e segura.

Fale com o seu contador, peça a ele para te orientar a escolher o melhor regime tributário. 

Fique atento as configurações de taxas

Diferente das lojas físicas, que geralmente ficam restritas a fazer negócios em território nacional, as lojas virtuais não têm fronteiras, ficam abertas 24 horas por dia e seus produtos estão a disposição de pessoas do mundo todo.

Se você optar por internacionalizar o seu negócio – fazer Cross Border – é muito importante que fique atento a tributação, pois cada localidade apresenta taxas de impostos diferenciados.

Alguns produtos apresentam exceções de impostos, a melhor opção é se informar na câmara de comércio ou tirar as suas dúvidas com seu contador sobre qual é o imposto certo para os artigos que você comercializa.

Sacadas gerenciais

Os aspectos legais e fiscais da sua empresa são apenas uma parte dos pontos que você deve estar atento se quiser manter o seu negócio em operação no longo prazo.

Diferente dos negócios tradicionais, os donos de e-commerces devem observar métricas relacionadas a peculiaridades do negócio, como o número de visitas no site, abandono de carrinho, total de vendas mensais entre outras.

Além disso, o sucesso da sua empresa estará profundamente ligado a sua gestão financeira, a seguir veja algumas sacadas que irão te ajudar nessa tarefa.

Visão holística

Tenha sempre controle sobre absolutamente tudo relacionado ao seu negócio, faça relatórios mensais com informações sobre fluxo de caixa, lucros, custos e despesas.

Organize as despesas

Mantenha sempre as suas despesas na ponta do lápis e nunca confunda as suas despesas pessoais com as despesas do seu negócio. Elimine despesas que não sejam essenciais para o funcionamento da sua loja.

Se optou por ter funcionários, as despesas com FGTS e INSS devem ser pagas pontualmente, assim você evita juros e multa e também problemas na esfera trabalhista.

Cuide da saúde financeira da sua empresa

Você deve registrar toda a movimentação de recursos do seu e-commerce, notas fiscais, despesas fixas, custos variáveis e todos os gastos envolvidos na operação.

Utilize sistemas financeiros, pois eles ajudarão a manter as informações organizadas, mas se não puder, utilize ao menos uma planilha.

O importante é organizar as informações.

Se não tiver dando conta, veja se o seu contador oferece serviço de BPO financeiro.

Organização acima de tudo

A organização é tudo quando se trata de sucesso financeiro, além disso, ser organizado permite que a contabilidade do seu e-commerce seja mais eficiente.

Organize todos os documentos que você deve enviar para o seu contador, recibos de pagamentos efetuados, notas ficais de entrada e extratos bancários que estejam em nome da sua empresa.

Os arquivos que forem digitais você pode armazenar na nuvem, como o Google Drive por exemplo.

Se planeje para os períodos de tributação

Se o seu contador for um bom profissional, certamente ele fará a parte dele e irá te enviar os tributos a serem pagos antes do vencimento, mas você deve fazer a sua parte e preparar o seu fluxo de caixa para paga-los em dia.

Do contrário, você vai pagar multas e a depender do tamanho do seu negócio os valores podem ser altíssimos.

Isso pode ser facilmente evitado se você seguir a sacada sobre organização.

Procure entregar todos os documentos necessários para a contabilidade apurar os impostos e lhe enviar antes da data de vencimento.

O fluxo de caixa deve ser uma prioridade

O fluxo de caixa é mais que o valor que aparece no extrato bancário da sua empresa: é também o dinheiro que será usado para pagar as despesas do seu negócio, pagar funcionários, aluguel, fornecedores e muito mais.

Administrar o fluxo de caixa pressupõe, por exemplo, estabelecer a melhor data para fazer uma compra e também analisar os gastos que devem ser cortados e os investimentos que podem ser realizados. Saber analisar o fluxo de caixa do seu e-commerce, então, é uma parte fundamental do processo de contabilidade da loja e que não pode em hipótese alguma ser negligenciado.

Evite as despesas novas e esteja preparado para as inesperadas

Você tem que ter os gastos da sua empresa na ponta do lápis, e isso só é possível se você realizar a análise detalhada dos gastos mensalmente.

Porém, é importante estar atento para despesas novas ou inesperadas, pois elas podem acabar originando um grande problema no seu fluxo de caixa.

Imagine que você quer divulgar os seus produtos e para isso você adotou uma estratégia de anúncios pagos, porém os gastos ainda não estão estabilizados e o seu faturamento não é tão alto.

Nesse caso é melhor ficar dar um passo atrás e avaliar se vale mesmo a pena ter esse gasto mensal.

Procure analisar sempre cada despesa e quais serão os impactos dela, desse forma você tomará decisões mais assertivas e eficientes.

Erros de contabilidade que você deve evitar a todo custo

Os erros contábeis podem ser extremamente prejudiciais para o seu negócio, uma simples falha pode gerar milhares de reais de prejuízo e em alguns casos extremos, o encerramento das atividades do negócio.

A boa notícia é que com o acompanhamento correto é possível reduzir a zero essas falhas e manter o seu negócio em operação.

Confundir a conta da empresa com a conta pessoal

Esse é um dos erros mais clássicos, principalmente quando se trata de empreendedores inexperientes. Isso acontece quando o empresário paga gastos pessoais com dinheiro da empresa.

Isso deve ser evitado a todo custo, pois causa uma verdadeira bagunça nas finanças da empresa e já vimos como o fluxo de caixa é extremamente importante para a sobrevivência do seu negócio.

Não guardar os comprovantes dos gastos

Toda e qualquer despesa que seja paga pela sua empresa deve ser registrada pela contabilidade e isso só pode ser realizado mediante os comprovantes de pagamento.

Caso isso não seja feito, o seu negócio corre o risco de ter problemas no gerenciamento financeiro além de outras complicações com o fisco.

Não emitir notas fiscais

Já foi o tempo que não emitir notas fiscais era algo que dificilmente você seria pego. Hoje em dia o sistema de cruzamento de dados da Receita Federal está cada vez mais robusto.

Principalmente se você vender em marketplaces, esses ambientes virtuais são constantemente fiscalizadas pela Receita Federal e sempre disponibilizam relatórios e mais relatórios das vendas realizadas na plataforma.

Se você por algum milagre conseguiu vender nessas plataformas e não emitiu nota, é muito provável que a Receita irá saber em algum momento.

A menos que você seja um MEI, não deixe de emitir as suas notas fiscais. Nós sabemos que os impostos são caros, mas as multas e penalidades pela não emissão saem mais caras ainda.

Conclusão

A contabilidade para o seu e-commerce é fundamental se você deseja que sua loja virtual se torne um empreendimento realmente lucrativo e que dure por vários anos.

Como eu disse anteriormente a fiscalização da Receita Federal sobre os e-commerces está cada mais automatizada e o cruzamento de dados está tornando as vendas sem nota quase impossíveis.

Mas não é apenas com o fisco que você deve se preocupar.

Além disso a contabilidade irá ajudar o seu negócio a crescer, seja executando um bom planejamento tributário voltado para que sua empresa pague menos impostos, ou organizando a saúde financeira da sua empresa com serviços de BPO financeiro, por exemplo.

Se precisar de ajuda para abrir o seu e-commerce ou para auxiliar você caso já tenha um, fale com a gente.

 

 

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