Manter um CNPJ ativo e regular é essencial para qualquer empresa. Mas nem sempre os empresários percebem quando algo está errado — até que se deparam com um aviso preocupante: “situação cadastral inapta” na Receita Federal.
Se isso aconteceu com a sua empresa, não entre em pânico. Embora pareça grave, há formas claras e práticas de resolver o problema. O mais importante é agir rápido e entender o que realmente significa essa inaptidão, quais são os riscos envolvidos e quais passos seguir para voltar à regularidade.
Neste artigo, você vai descobrir o que fazer quando a sua empresa está inapta na Receita Federal, de forma simples, direta e sem complicações técnicas. Vamos explicar o que causa essa situação, como identificar as pendências e como evitar problemas ainda maiores.
Índice
O que significa ter a empresa inapta na Receita Federal?
Quando a Receita Federal considera uma empresa “inapta”, isso significa que o CNPJ dela está irregular por falta de cumprimento de obrigações fiscais. Na prática, é como se a empresa deixasse de existir oficialmente para efeitos fiscais, ela continua registrada, mas passa a ter restrições sérias para operar.
A inaptidão acontece, geralmente, após dois anos consecutivos de omissão na entrega de declarações obrigatórias, como DCTF, DEFIS, DASN-SIMEI, RAIS, entre outras. Mesmo empresas que não tiveram movimentação no período devem prestar contas. O simples fato de “não declarar” já pode gerar a penalidade.
Muitos empresários confundem essa situação com outras, como “CNPJ inativo”, “suspenso” ou “baixado”, mas cada uma dessas condições tem significados e consequências diferentes. A empresa inapta, especificamente, é aquela que não cumpriu suas obrigações perante o fisco federal por um longo período.
Essa condição é temporária, mas só se for resolvida. Caso contrário, a empresa pode ter o CNPJ baixado de ofício, o que torna o problema definitivo.
Por que uma empresa fica inapta?
A Receita Federal declara uma empresa como inapta quando ela deixa de cumprir obrigações acessórias por dois anos seguidos. Essas obrigações são declarações fiscais e contábeis que toda empresa precisa entregar, mesmo que não tenha tido movimentação no período.
Em outras palavras, a falta de envio de documentos obrigatórios é interpretada como um sinal de abandono da empresa, e por isso o CNPJ é penalizado.
Veja alguns exemplos de obrigações que, se não forem entregues dentro do prazo, podem levar à inaptidão:
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DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
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DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
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DASN-SIMEI (para microempreendedores individuais)
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RAIS (informações sobre funcionários)
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GFIP (Guia de FGTS e Previdência Social)
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SPED (obrigações digitais)
É importante lembrar que a contagem do prazo de dois anos começa a partir da primeira omissão. Ou seja, se a empresa deixou de entregar uma declaração em 2022 e outra em 2023, ela já pode ser considerada inapta no início de 2024.
Negócios que estão sem movimentação ou mesmo parados precisam manter a entrega dessas obrigações para evitar esse tipo de bloqueio. Ignorar isso costuma ser o erro mais comum entre empresas que acabam sendo enquadradas como inaptas.
Quais as consequências de uma empresa Inapta?
Ter uma empresa considerada inapta pela Receita Federal vai muito além de um problema “burocrático”. Essa condição impede o funcionamento regular do negócio e pode trazer consequências sérias, tanto no curto quanto no longo prazo.
A seguir, veja os principais impactos que um CNPJ inapto pode causar:
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Impossibilidade de emitir notas fiscais: A empresa perde o direito de emitir documentos fiscais válidos, o que praticamente paralisa suas atividades comerciais.
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Baixa de ofício pela Receita Federal: Se a situação não for regularizada, o CNPJ pode ser encerrado de forma definitiva, sem que o empresário tenha solicitado.
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Sócios responsabilizados por dívidas da empresa: Com o CNPJ inapto, os sócios podem ser cobrados pessoalmente pelos débitos acumulados.
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Perda de acesso a linhas de crédito e financiamentos: Instituições financeiras consultam a situação do CNPJ antes de liberar recursos. Se estiver inapto, o crédito é negado.
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Impedimento em licitações e concorrências públicas: Empresas com pendências fiscais não podem participar de processos de contratação com órgãos públicos.
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Inclusão no Cadin: O CNPJ pode ser inscrito no Cadastro de Inadimplentes do Setor Público Federal, o que amplia as restrições e bloqueia o acesso a serviços governamentais.
Manter o CNPJ inapto significa correr riscos reais de bloqueio, perda de faturamento e até prejuízo pessoal. Por isso, o ideal é resolver o quanto antes — e entender exatamente como fazer isso é o próximo passo.
O que fazer quando a empresa está inapta na Receita Federal?
Se sua empresa foi considerada inapta, a boa notícia é que é possível reverter essa situação. Mas é essencial seguir os passos corretos para evitar novos erros e agilizar a reativação do CNPJ.
O processo de regularização começa pela identificação das pendências. Para isso, siga este caminho:
1. Acesse o portal e-CAC da Receita Federal
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Faça login com certificado digital ou código de acesso;
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Vá até o menu: Certidões e Situação Fiscal > Consulta Pendências > Situação Fiscal.
Lá, você verá quais declarações estão em atraso e quais documentos precisam ser entregues.
2. Entregue todas as obrigações omitidas
Com a lista de pendências em mãos, é hora de preparar e enviar todas as declarações não entregues. Isso deve ser feito respeitando o layout e os prazos previstos para cada tipo de obrigação, mesmo que o prazo já tenha expirado.
É comum que, ao regularizar, sejam geradas multas por atraso na entrega, que variam conforme o tipo de documento.
3. Aguarde a atualização do status do CNPJ
Após a entrega das obrigações, a Receita processa as informações diariamente, porém a regularização do CNPJ inapto pode levar de 30 a 60 dias após a entrega das declarações pendentes.
É importante continuar acompanhando a situação da empresa pelo e-CAC para confirmar se todas as declarações foram aceitas e processadas corretamente.
Qual o valor da multa para um CNPJ inapto?
O valor da multa aplicada a uma empresa com CNPJ inapto pode chegar a R$ 200 por ano de omissão, considerando a ausência de entrega das declarações obrigatórias.
Essa penalidade incide, geralmente, após dois anos consecutivos sem o envio das obrigações acessórias, como determina a Receita Federal. Durante esse período, a empresa permanece irregular e, mesmo que esteja sem movimentação, continua sujeita a essas cobranças.
Para Microempresas (ME), a legislação prevê uma redução de 50% no valor da multa, o que alivia parte do custo de regularização. No entanto, a penalidade precisa ser quitada integralmente para que o CNPJ volte à situação ativa.
A reativação do CNPJ inapto só acontece após a entrega das declarações e o pagamento das multas devidas. Mesmo que o empresário envie os documentos pendentes, o processo só será concluído após a compensação financeira.
Por isso, manter a regularidade fiscal é sempre o melhor caminho. Evita custos extras, retrabalho e bloqueios que podem prejudicar seriamente as operações da empresa.
Quanto tempo uma empresa pode ficar inapta?
Como vimos, empresa se torna inapta quando deixa de entregar obrigações acessórias por dois anos consecutivos. Esse é o prazo definido pela Receita Federal para considerar que há omissão prolongada de declarações obrigatórias.
A partir do momento em que o CNPJ é considerado inapto, não existe um limite legal imediato para regularização. No entanto, se a situação permanecer sem solução, a Receita Federal pode baixar compulsoriamente o CNPJ após cinco anos de inatividade.
Ou seja, o empresário tem um período para reverter a situação, mas quanto mais tempo a empresa permanecer inapta, mais difícil e custoso será o processo de recuperação. Isso porque multas continuam sendo acumuladas, e o risco de baixa definitiva aumenta a cada ano.
Como evitar que o CNPJ fique inapto novamente?
Depois de passar pelo processo de regularização, a última coisa que qualquer empresário deseja é enfrentar novamente os mesmos problemas. A boa notícia é que a prevenção da inaptidão não é um bicho de 7 cabeças, depende apenas de organização e acompanhamento constante.
Veja algumas práticas essenciais para manter a empresa em dia com a Receita Federal:
1. Mantenha um calendário fiscal atualizado
Cada empresa possui suas próprias obrigações acessórias, que podem ser mensais, trimestrais ou anuais. Ter um controle claro dessas datas evita esquecimentos e omissões que podem levar à inaptidão.
2. Entregue todas as declarações, mesmo sem movimentação
Mesmo que a empresa esteja inativa ou sem faturamento, as declarações obrigatórias ainda precisam ser entregues. Deixar de declarar por “não ter o que informar” é um erro comum — e custa caro.
3. Consulte regularmente a situação fiscal
Acesse o portal e-CAC com frequência para verificar se há pendências, inconsistências ou obrigações em aberto. Isso permite identificar problemas antes que eles se agravem.
4. Conte com apoio contábil profissional
Um contador atualizado e proativo é essencial para manter todas as entregas em dia, identificar riscos e agir com antecedência. A Conexão Contábil oferece esse suporte de forma estratégica e totalmente voltada à realidade de micro e pequenas empresas. FALE COM UM DOS NOSSOS ESPECIALISTAS.
Regularizar é possível. Esperar demais pode sair caro
Ter um CNPJ inapto pode parecer apenas um problema burocrático sem tanta importância ;;;;;;, mas na prática ele bloqueia as atividades da empresa, impede o faturamento, gera multas e ainda coloca os sócios em risco.
Como vimos, a inaptidão ocorre por falta de entregas fiscais, especialmente quando a empresa permanece dois anos seguidos sem cumprir suas obrigações. O cenário se complica ainda mais se essa situação se estender por cinco anos, quando a Receita Federal pode determinar a baixa definitiva da empresa.
A boa notícia é que é possível regularizar. Basta identificar as pendências, entregar o que foi omitido e quitar os valores devidos.
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