Imposto pago a maior é mais comum do que parece em empresa que já funciona há tempo. Com folha, notas fiscais e várias guias por mês, um erro pequeno passa batido: uma guia paga duas vezes, um código trocado ou um valor acima do devido. Além disso, esse dinheiro não some, e a lei dá um caminho para pedir de volta. Contudo, esse caminho tem prazo, regras próprias e muda conforme o regime da sua empresa. Por isso, antes de qualquer pedido, vale entender o que conta como pagamento indevido e como cada caso é tratado. Neste guia, você vê o que é, quanto tempo tem para pedir, como funcionam restituição e compensação e quando uma revisão faz sentido. Antes de começar, um aviso: este texto não promete valor a recuperar, porque cada empresa tem um histórico diferente.
Índice
O que é imposto pago a maior ou indevido
Imposto pago a maior é todo valor que a empresa recolheu acima do que a lei mandava pagar. Já o imposto indevido é aquele que nem deveria ter sido pago. Na prática, os dois têm o mesmo efeito: o dinheiro da sua empresa foi para o governo sem necessidade.
Veja a diferença:
- Pagamento a maior: o tributo era devido, mas o valor saiu acima do correto. Por exemplo, uma guia calculada errado ou paga duas vezes.
- Pagamento indevido: o tributo não era devido, ou não era da sua empresa. Por exemplo, um imposto pago sobre algo que a lei não alcança.
Nos dois casos, o Código Tributário Nacional garante o direito de pedir o valor de volta, no todo ou em parte. Ou seja, isso não é favor do governo, e sim um direito da empresa. Mesmo assim, o pedido não é automático. A empresa precisa provar que pagou a mais ou que o pagamento era indevido. Quem analisa o pedido é o órgão responsável pelo tributo. Além disso, quando o tributo é do tipo que pode ser repassado a outra pessoa, a empresa precisa provar que ficou com esse custo. Se repassou o valor, precisa de autorização expressa de quem pagou para receber a restituição.
Além disso, esse tipo de erro costuma passar despercebido. Isso acontece porque a guia foi paga, a nota saiu e a rotina seguiu. Em empresa com folha, vendas e várias obrigações por mês, ninguém para para conferir cada recolhimento. Por isso, o valor fica esquecido por meses ou anos, e o prazo para pedir vai passando.
Vale um aviso sobre o alcance deste guia. Aqui falamos dos tributos federais e da guia do Simples Nacional, o DAS. O ISS e o ICMS fora do Simples seguem regras do município e do estado, então o caminho para pedir de volta pode ser outro.
Situações comuns em que a empresa paga a mais
Em empresa que já tem tempo de estrada, quatro situações aparecem com mais frequência. Veja cada uma e o sinal de alerta.
- Guia paga duas vezes. Isso acontece quando duas pessoas pagam a mesma guia, ou quando a empresa paga de novo uma guia que já estava quitada. Por exemplo, o financeiro paga o DARF e o contador também. Nesse caso, um dos pagamentos vira pagamento a maior.
- Código errado. A guia leva um código de receita, que diz à Receita qual tributo você está pagando. Se o código sai errado, o pagamento não quita o débito certo. Consequentemente, o débito original continua em aberto e pode virar uma pendência fiscal. Em muitos casos, dá para retificar a guia. Contudo, em alguns casos o sistema não aceita a retificação.
- Valor a mais. O cálculo sai acima do devido. Por exemplo, uma nota cancelada que continuou entrando na apuração, uma alíquota errada ou uma base de cálculo inflada.
- Retenção a mais. O cliente retém imposto na nota em valor maior que o devido. Nesse caso, quem pede de volta e onde pedir dependem do tributo. Por isso, confira cada caso antes de agir.
Quando a empresa paga uma guia a mais ou em duplicidade, o prazo geralmente começa na data do pagamento. Já nos casos de retenção, o início da contagem depende do tributo e do tipo de crédito. Por isso, quanto antes você descobrir o erro, melhor. A próxima seção mostra como funciona a regra geral.
Qual o prazo para pedir o valor de volta
A regra geral é de 5 anos. No Código Tributário Nacional, o artigo 165 garante o direito de pedir de volta o imposto pago a maior ou indevido. Já o artigo 168 fixa o prazo: o direito acaba depois de 5 anos. Esse prazo conta da data em que a empresa pagou o tributo, e não do dia em que ela descobriu o erro. Por isso, o relógio corre desde o pagamento.
Na prática, conte os 5 anos a partir da data de cada pagamento. Essa é a regra geral para guias federais pagas a mais e para o DAS do Simples Nacional. No caso de um DARF, se a empresa já pediu a restituição dentro do prazo, ainda pode haver espaço para declarar a compensação depois dos 5 anos. Isso pode acontecer se o pedido ainda estiver em análise ou se já tiver sido aceito, mas a Receita ainda não tiver emitido a ordem de pagamento nem usado o crédito para quitar outro débito.
Para tributos de município e de estado, o prazo geral do CTN é a referência. Contudo, o pedido segue o procedimento de cada prefeitura ou Secretaria da Fazenda. Portanto, confira a regra local antes de agir.
Existe ainda um caso especial. Se uma decisão administrativa definitiva ou uma decisão judicial sem possibilidade de recurso derruba ou muda uma decisão anterior que condenou a empresa a pagar, os 5 anos contam da decisão definitiva. Já para pedir a habilitação de um crédito reconhecido na Justiça, o prazo de 5 anos começa quando a Justiça certifica que a decisão não cabe mais recurso. Se o seu caso envolve uma decisão, confira qual dessas regras se aplica antes de contar o prazo.
Por fim, não deixe a revisão para o último mês. Reunir guias, notas e comprovantes de anos atrás leva tempo. Por isso, confira a data de cada pagamento e comece a revisão antes de o prazo vencer.
Restituição ou compensação: qual a diferença
Quando a empresa tem imposto pago a maior para recuperar, a Receita oferece dois caminhos. Eles parecem iguais, mas funcionam de modo bem diferente. Aqui falamos dos tributos federais fora do Simples. No Simples, as regras são outras, como a próxima seção mostra.
Na restituição, a empresa pede o dinheiro de volta. Portanto, a Receita analisa o pedido e, se aceitar, devolve o valor, atualizado pela Selic. Esse caminho ajuda quem precisa do caixa agora.
Na compensação, a empresa não recebe dinheiro. Em vez disso, ela usa o crédito para pagar outros tributos federais. Assim, a empresa paga menos nas próximas guias. Esse caminho ajuda quem tem tributo a pagar nos próximos meses.
Veja o resumo:
- Restituição: o dinheiro volta para a conta da empresa.
- Compensação: o crédito abate débitos da própria empresa que podem ser compensados.
A compensação pede mais cuidado. A Receita tem 5 anos, contados da entrega da declaração de compensação, para confirmar o abatimento. Se a Receita não aprovar a compensação, a empresa tem 30 dias a partir da data em que toma ciência da decisão para pagar o débito ou apresentar uma contestação, chamada manifestação de inconformidade.
Além disso, confira se há débito em aberto antes de pedir. Em alguns casos, o valor pode ser usado para quitá-lo. Em resumo, a escolha entre os dois caminhos depende do caixa e dos tributos que a empresa tem a pagar.
Por que as regras são outras no Simples Nacional
Se a sua empresa está no Simples Nacional, o caminho para recuperar imposto pago a maior é diferente. A razão é que o imposto vai todo numa guia só, o DAS, que reúne tributos da União, do estado e do município.
Por isso, o Simples tem regras próprias, previstas na Lei Complementar 123 e numa resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional. Para entender por que o regime tem regras de crédito diferentes, veja também por que o Simples Nacional não se credita de ICMS.
A primeira diferença é onde pedir. Para receber de volta a parte federal do DAS, em geral você usa o Pedido Eletrônico de Restituição, no menu do Simples Nacional no e-CAC.
Já para receber de volta o ICMS ou o ISS, faça o pedido direto ao estado ou ao município que recebeu o tributo, ou ao Distrito Federal, conforme o caso. Se a ideia for usar o crédito para abater um débito do próprio Simples, o caminho é o aplicativo Compensação a Pedido, no Portal do Simples Nacional.
A segunda diferença está na compensação. No Simples, o crédito só serve para pagar débito do mesmo tributo e com o mesmo ente. Ou seja, crédito de um tributo não paga outro. Também não dá para passar o crédito a terceiros.
A terceira diferença é o cuidado com a declaração. Se uma nota cancelada entrou por engano no cálculo do imposto, corrija a apuração no PGDAS-D, o programa em que a empresa informa a receita do mês. Já se a declaração estava certa e você só pagou o DAS duas vezes, não precisa mexer na apuração. Nesse caso, confirme os dois pagamentos e siga pelo caminho de restituição ou compensação.
Por fim, o prazo continua sendo de 5 anos, contado do pagamento do DAS. O valor volta atualizado pela Selic.
Créditos de PIS e Cofins: quem pode e quem não pode usar
Muita gente mistura duas coisas que são diferentes: crédito de PIS e Cofins e imposto pago a maior. No regime não cumulativo, a empresa pode calcular créditos sobre as compras e despesas que a lei permite e usar esses valores para abater o PIS e a Cofins que deve. Já o pagamento a maior acontece quando a empresa recolhe mais do que devia. Isso pode acontecer em qualquer regime.
Veja quem pode usar o crédito:
- Lucro Real: em regra, pode. Esse regime costuma seguir a regra não cumulativa, que dá crédito sobre os gastos listados na lei. Contudo, nem toda despesa gera crédito, e algumas receitas ficam fora da regra.
- Lucro Presumido: em regra, não. Esse regime costuma seguir a regra cumulativa, sem crédito. Mesmo assim, a lei prevê exceções.
- Simples Nacional: não. O PIS e a Cofins já vão dentro do DAS. Além disso, a LC 123, no art. 23, impede a empresa optante de apropriar crédito ou transferi-lo.
Há ainda um ponto curioso. A empresa do Lucro Real que compra de fornecedor do Simples pode, em alguns casos, tomar crédito sobre essa compra. Portanto, confira a regra com seu contador antes de contar com ele.
Agora, o ponto principal. Ficar sem crédito não significa ficar sem direito a recuperar. Se uma empresa do Presumido ou do Simples pagou PIS e Cofins a maior, ela pode pedir restituição ou compensação, como mostramos nas seções anteriores. Isso vale, por exemplo, para uma conta errada ou uma nota cancelada que continuou na apuração.
Por isso, desconfie de quem promete recuperar crédito sem antes olhar o regime da empresa. O primeiro passo é saber onde a sua empresa está e o que ela pagou nos últimos anos.
Quando vale fazer um Diagnóstico antes de pedir à Receita
Pedir o valor de volta sem revisar antes é arriscado. O pedido é uma declaração da própria empresa, e a Receita confere depois. Portanto, se o cálculo estiver errado, o pedido pode ser negado. Na compensação, o débito ainda volta a ser cobrado. Por isso, uma revisão antes do pedido costuma ser o primeiro passo.
Veja os sinais de que vale revisar os últimos anos da sua empresa:
- A empresa mudou de regime tributário nos últimos anos.
- Ela trocou de contador ou de sistema de gestão.
- O negócio cresceu rápido, com mais notas, mais funcionários e mais guias por mês.
- Alguém já pagou uma guia duas vezes, com código errado ou com nota cancelada na apuração.
- Os clientes retêm imposto nas notas e ninguém confere esses valores.
- A Receita enviou aviso de pendência ou de divergência.
- Ninguém revisou os recolhimentos dos últimos 5 anos.
Na revisão, o primeiro passo é conferir guias, notas e declarações e ver quais pagamentos ainda estão no prazo para pedir de volta. Em seguida, separamos o que é pagamento a maior do que foi pago corretamente. Depois, vemos qual caminho faz sentido: restituição ou compensação. Também checamos o regime da empresa, porque ele muda as regras. Por fim, se não houver nada a recuperar, a revisão também mostra isso, e a empresa evita um pedido desnecessário.
Esse trabalho faz parte de uma contabilidade consultiva, em que o contador não só paga as guias, mas confere se elas estão certas e se o regime ainda faz sentido para o seu momento.
Perguntas frequentes sobre imposto pago a maior
O que é imposto pago a maior?
É todo valor que a empresa recolheu acima do que a lei mandava pagar. Já o imposto indevido é aquele que nem era devido. Nos dois casos, a empresa pode pedir o valor de volta, dentro do prazo.
Qual o prazo para pedir o imposto pago a maior de volta?
A regra geral é de 5 anos, contados da data do pagamento. Esse prazo está nos artigos 165 e 168 do Código Tributário Nacional. Portanto, o relógio corre desde o pagamento, e não desde o dia em que a empresa descobriu o erro.
Qual a diferença entre restituição e compensação?
Na restituição, a empresa pede o dinheiro de volta. Na compensação, ela usa o crédito para abater débitos próprios que a lei permite compensar. No Simples Nacional, o crédito só abate débito do mesmo tributo e do mesmo ente que recebeu o pagamento.
Paguei a mesma guia duas vezes. O que fazer?
Primeiro, confirme que os dois pagamentos eram da mesma guia e do mesmo período. Em seguida, junte os comprovantes. Se foi um DARF, o pedido de restituição geralmente sai pelo PER/DCOMP Web. Se foi um DAS, peça a parte federal pelo Pedido Eletrônico de Restituição no e-CAC. Já o ICMS ou o ISS você pede direto ao estado ou ao município que recebeu o valor, ou ao Distrito Federal, conforme o caso.
Paguei com código errado. Dá para corrigir?
Se foi só um erro no código de receita de um DARF, em muitos casos dá para pedir a correção pelo serviço de retificação de DARF, chamado REDARF. Já se você pagou duas vezes ou recolheu mais do que devia, o caminho é pedir a restituição ou usar a compensação, quando permitida. Por isso, confira o que aconteceu antes de pagar outra vez.
Empresa do Simples Nacional pode pedir o imposto de volta?
Pode. Para receber de volta a parte federal do DAS, em geral você usa o Pedido Eletrônico de Restituição no e-CAC. Se o valor for de ICMS ou ISS, o pedido é feito direto ao estado ou ao município que recebeu o tributo, ou ao Distrito Federal, conforme o caso. Já se quiser usar o valor para abater um débito do Simples, use a Compensação a Pedido no Portal do Simples Nacional. O crédito só vale para o mesmo tributo e o mesmo ente, e não dá para passá-lo a terceiros.
Empresa do Lucro Presumido tem crédito de PIS e Cofins?
Em regra, não. O crédito é do regime não cumulativo, que costuma ser o Lucro Real. Mesmo assim, a empresa do Presumido pode pedir de volta o PIS e a Cofins que pagou a maior por erro.
O valor devolvido é corrigido?
Sim. Para os pagamentos federais e os valores pagos a mais no DAS, a regra é aplicar a Selic. Se você pagou ICMS ou ISS fora do DAS, confira qual índice o estado ou o município aplica aos próprios débitos tributários. O início da contagem também depende do tipo de crédito.
Pagou imposto a mais e quer saber se dá para recuperar?
Revisamos os últimos anos da sua empresa no Rio de Janeiro antes de qualquer pedido à Receita. Assim, você pede só o que tem direito, pelo caminho certo para o seu regime. Fale com um dos nossos especialistas.
