Quando uma Empresa Sai do Simples Nacional? Entenda as Causas e Como Evitar

O desenquadramento do Simples Nacional pode parecer apenas uma mudança de regime tributário, mas na prática ele traz impactos profundos na rotina financeira, contábil e administrativa da empresa. Ao ser excluída desse regime, a empresa deixa de ter acesso a benefícios importantes, como a unificação de tributos em uma única guia (DAS) e a simplificação nas obrigações acessórias.

Veja o que muda imediatamente após a exclusão:

1. Aumento da carga tributária

Ao sair do Simples Nacional, a empresa passa a ser tributada pelos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real e, em ambos, a carga tributária costuma ser significativamente maior. Isso porque os tributos passam a ser calculados e recolhidos individualmente, como:

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);

• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);

• PIS e COFINS (com alíquotas diferenciadas);

• ISS ou ICMS, dependendo da atividade.

Isso exige maior controle financeiro e planejamento tributário, sob pena de aumento expressivo nos custos.

2. Novas obrigações acessórias

No Simples, muitas declarações são simplificadas ou substituídas por obrigações unificadas. Já fora dele, a empresa passa a ter que cumprir:

• Escrituração Contábil Digital (ECD);

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

• SPED Contribuições;

• DCTF e outras obrigações estaduais e municipais.

Esse aumento na complexidade exige a atuação mais próxima de um contador e pode gerar custos operacionais adicionais.

3. Readequação da emissão de notas fiscais

Empresas fora do Simples precisam destacar todos os tributos na nota fiscal  e não apenas o valor total da venda ou serviço. Além disso, em alguns casos, há recolhimento de tributos na fonte, conforme a natureza da operação.

4. Dificuldades operacionais

Para empresas de pequeno porte, a exclusão pode gerar impacto na precificação dos produtos ou serviços, perda de competitividade e desafios na gestão de fluxo de caixa.

5. Vantagens perdidas

• A empresa deixa de ter prioridade em licitações públicas reservadas para optantes pelo Simples;

• Perde a alíquota reduzida do INSS patronal em muitos casos;

• E pode enfrentar mais burocracia em contratos com fornecedores e instituições financeiras.

Atenção: o desenquadramento pode ser automático (quando a Receita detecta irregularidades) ou por opção da própria empresa (quando ela entende que o Lucro Presumido pode ser mais vantajoso, por exemplo).

Recebi o termo de exclusão do Simples Nacional: o que fazer?

O recebimento do termo de exclusão do Simples Nacional é um sinal de que a Receita Federal identificou alguma irregularidade impeditiva para a permanência da sua empresa no regime. Embora a situação exija atenção imediata, ainda é possível tomar medidas para reverter a exclusão e manter os benefícios do enquadramento.

Acesse o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE-SN)

A primeira providência é acessar o documento no portal do Simples Nacional ou via e-CAC. O termo de exclusão detalha o motivo da notificação, que pode incluir débitos em aberto, exercício de atividade não permitida, problemas no quadro societário, entre outros.

O prazo de 30 dias para resposta começa a contar a partir da data de ciência do termo, ou automaticamente no 46º dia após sua disponibilização, caso o contribuinte não tenha acessado o conteúdo.

Analise o motivo e valide com sua contabilidade

É fundamental compreender o motivo da exclusão. Em muitos casos, a irregularidade pode ser resolvida com ações administrativas simples, como a quitação ou parcelamento de tributos, regularização de dados cadastrais ou correções operacionais.

Um contador especializado poderá fazer a análise do enquadramento, avaliar o impacto da exclusão e orientar sobre a estratégia mais adequada para defesa ou regularização.

Corrija as pendências identificadas

Caso a exclusão tenha sido motivada por dívidas fiscais, é possível regularizar por meio de:

• Pagamento integral dos débitos;

• Parcelamento ordinário ou especial, conforme as regras vigentes;

• Acordos de transação tributária, se aplicáveis, junto à Receita Federal ou à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

É importante verificar se existem pendências também em âmbito estadual ou municipal, pois essas podem impactar diretamente a permanência no Simples Nacional.

Impugne o termo de exclusão, se for o caso

Se a empresa discordar dos fundamentos apresentados pela Receita, é possível apresentar uma impugnação formal. O prazo para isso é de até 30 dias a partir da ciência do termo. O processo deve ser aberto por meio do e-CAC, na seção “Processos Digitais”, e deve conter:

• Termo de exclusão recebido;

• Documentação que comprove a regularidade da empresa;

• Formulário de contestação devidamente preenchido e assinado pelo responsável legal.

Após a abertura do processo digital, o contribuinte tem até três dias úteis para anexar todos os documentos necessários. A análise é feita pela autoridade fiscal responsável pela emissão do termo.

Acompanhe o andamento e os prazos

Caso as pendências não sejam resolvidas ou a impugnação não seja aceita, a exclusão do Simples Nacional passa a valer a partir do primeiro dia do ano-calendário seguinte ao da ciência do termo.

Esse processo pode impactar diretamente na carga tributária e na estrutura operacional da empresa, por isso é essencial acompanhar cada etapa de perto e garantir que todas as providências sejam tomadas dentro dos prazos legais.

Como fazer a empresa voltar para o Simples Nacional?

Se a sua empresa foi excluída do Simples Nacional, é possível retornar a esse regime desde que as pendências que motivaram a exclusão sejam totalmente regularizadas dentro do prazo legal. Esse processo exige atenção a prazos, organização documental e cumprimento das exigências fiscais previstas na legislação vigente.

Regularize todas as pendências apontadas

A exclusão geralmente decorre de fatores como débitos tributários federais (inclusive previdenciários), atividades vedadas ao regime ou composição societária irregular. A primeira providência é identificar o motivo exato da exclusão, que pode ser consultado:

• No Portal do Simples Nacional, ou

• Acessando o e-CAC, menu “Simples Nacional” → “Consulta de exclusão do Simples Nacional”.

Após essa consulta, o contribuinte deve quitar ou parcelar os débitos, ajustar a atividade (caso seja incompatível com o Simples), ou regularizar a situação societária.

É importante observar que somente após a baixa dessas pendências é possível solicitar novo enquadramento.

Fique atento ao prazo de reenquadramento

O prazo para solicitar o retorno ao Simples Nacional é anual e restrito. Ele ocorre entre 1º e 31 de janeiro do ano seguinte ao da exclusão.

Se a regularização for concluída dentro desse prazo e a solicitação for deferida, a empresa será reenquadrada no regime com efeito retroativo a 1º de janeiro daquele mesmo ano.

Do contrário, será necessário aguardar até a próxima janela de opção, no ano seguinte.

E se a solicitação for indeferida?

Mesmo após a regularização, pode ocorrer indeferimento do reenquadramento. Nesses casos, o contribuinte pode apresentar impugnação administrativa, comprovando que cumpriu todas as exigências dentro do prazo. Esse processo deve ser feito digitalmente por meio do e-CAC, e os documentos devem ser anexados no prazo de até 3 dias úteis após a abertura do processo.

A Receita analisará o pedido e julgará o processo. Durante esse período, a empresa deve atuar de acordo com o regime vigente até que haja decisão definitiva.

Para muitos empresários, lidar com essa burocracia e cumprir os prazos pode ser um desafio. Na Conexão Contábil, acompanhamos todo o processo: desde a identificação das pendências até a reentrada no Simples Nacional, sempre de forma segura e estratégica.

Nossa equipe está preparada para garantir que sua empresa volte a operar com tranquilidade no regime mais vantajoso para pequenos negócios. Fale com um dos nossos especialistas. 

Como evitar ser excluído do Simples Nacional

Estar no Simples Nacional pode trazer diversas vantagens para empresas de pequeno porte, como alíquotas reduzidas, menos burocracia e unificação de tributos.

No entanto, manter-se dentro desse regime exige atenção constante às regras. Evitar a exclusão do Simples Nacional é uma responsabilidade estratégica e pode ser a diferença entre a saúde financeira da empresa ou um cenário de obrigações complexas e aumento de custos tributários.

Abaixo, listamos as principais ações que você deve tomar para manter sua empresa em conformidade com o regime:

1. Acompanhe periodicamente o faturamento

Ultrapassar o limite anual de R$ 4,8 milhões é um dos motivos mais comuns para o desenquadramento. Mesmo se sua empresa ainda não completou 12 meses, é necessário fazer o controle proporcional mês a mês. Um bom planejamento financeiro pode prever o momento exato em que será necessário migrar para outro regime tributário.

2. Mantenha os tributos em dia

O não pagamento de tributos, especialmente os gerados pelo DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), pode levar à exclusão. Se houver dificuldade para quitar os débitos, busque alternativas como o parcelamento ou negociações via PGFN, conforme previsto em editais de transação tributária.

3. Esteja atento à sua atividade econômica (CNAE)

Nem todas as atividades são permitidas no Simples Nacional. Uma empresa que muda ou adiciona um novo CNAE sem verificação pode ser automaticamente excluída. A consulta ao Anexo da Resolução CGSN nº 140/2018 é fundamental antes de qualquer alteração contratual.

4. Cuidado com a composição societária

Empresas com sócios pessoas jurídicas ou com sócios que ultrapassem limites de participação em outras empresas podem perder o direito ao regime. Alterações no contrato social devem ser sempre analisadas junto ao contador.

5. Verifique regularmente pendências no e-CAC e DTE-SN

A Receita Federal costuma enviar alertas, notificações e termos de exclusão por meio do Domicílio Tributário Eletrônico. A ausência de consulta periódica pode fazer com que uma exclusão aconteça sem que o empresário perceba a tempo de agir.

6. Formalize corretamente as alterações cadastrais

Mudanças como endereço, atividades, razão social ou porte devem ser atualizadas em todos os órgãos competentes. Inconsistências entre bases de dados são um fator de risco para exclusão automática.

7. Conte com assessoria contábil especializada

Ter um contador que entende o Simples Nacional não é apenas uma recomendação é uma necessidade. A Conexão Contábil atua ao seu lado, monitorando os riscos e orientando sua empresa com base em uma análise completa da legislação vigente. Nosso compromisso é manter você no Simples com total segurança fiscal e tranquilidade para crescer.