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4 dicas para elaborar uma carta de cobrança amigável
A carta de cobrança é uma ferramenta essencial para manter o caixa de sua empresa no azul. Saiba como elaborá-la!
A carta de cobrança é um dos elementos estratégicos mais importantes para uma empresa, pois ajuda a lidar com clientes inadimplentes de forma mais rápida sem a necessidade de tomar medidas mais drásticas.
Mas como elaborar uma carta de cobrança eficiente, amigável e que traga os resultados esperados de forma rápida?
No artigo de hoje, você vai conferir as nossas dicas de como elaborar sua carta de forma efetiva e amigável.
Confira!
Leia também:
- Saiba como realizar o controle de contas de sua empresa;
- Fluxo de caixa: o que é, como fazer e por que ele pode ajudar a sua empresa!
- 5 cuidados com o direito do consumidor em seu e-commerce.
O que é a carta de cobrança?
A carta de cobrança pode ser entendida como um instrumento estratégico de gestão cujo objetivo é facilitar a cobrança de clientes inadimplentes, de valores em atraso.
Trata-se de uma medida extrajudicial, que comunica o cliente sobre o débito em aberto e determina um prazo para a sua quitação antes de recorrer a uma ação judicial.
Em outras palavras, trata-se de um comunicado formal e amigável que busca negociar os valores em aberto.
Vale ressaltar que é possível realizar esse comunicado através de diferentes canais, como e-mail, sms, WhatsApp, por telefone ou pelos correios.
O modo de envio e o tipo de comunicação irão variar conforme o cliente e a dívida.
Qual a importância de utilizar a carta de cobrança?
A carta de cobrança, portanto, é fundamental para que seja possível manter o caixa da empresa no azul, as contas em ordem e o controle financeiro.
Afinal, uma boa gestão das contas a receber e das cobranças é fundamental para manter a saúde financeira das empresas, principalmente daquelas de pequeno porte que, regra geral, não apresentam uma grande reserva no caixa.
Porém, como fazer essa carta de forma amigável e assertiva? Veja a seguir!
Como elaborar uma carta de cobrança com modelo amigável?
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Utilize o e-mail como primeiro contato
O e-mail facilita a resposta do cliente, tendo em vista que ele pode responder de forma rápida se pretende ou não realizar o pagamento no dia estipulado, ou se deseja negociar seus débitos.
A carta, por sua vez, é mais formal e recomendada para comunicar que a dívida foi protestada ou encaminhada para o setor jurídico da empresa.
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Cuidado com a apresentação da carta
Ao optar pela carta, é importante ter cuidado com a apresentação do envelope. Isso porque o assunto da dívida só pode constar de forma clara e detalhada no interior da correspondência.
Afinal, deixar que terceiros tomem conhecimento da situação desrespeita o Código de Defesa do Consumidor (CDC)
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Cuidado com o tom da mensagem
A mensagem precisa ser direta, mas amigável e sem agressividade e ameaças. Caso contrário, você também pode desrespeitar o CDC, o que pode causar punições graves, como o pagamento de multas e detenção.
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Lembre-se de informar todos os dados necessários para que o cliente possa efetuar o pagamento da dívida ou realizar a negociação
São dados essenciais:
- Nome e endereço da empresa;
- CPF ou CNPJ do cliente;
- Mercadoria ou serviço utilizado;
- Número do contrato;
- Saldo da dívida;
- Prazo de pagamento;
- Contato para negociação;
- Demais dados que você julgar necessário.
Conte com o suporte especializado da Conexão Contábil
A melhor forma de manter suas finanças saudáveis e o controle de suas contas a pagar e a receber e dos seus clientes inadimplentes é contando com o suporte de especialistas contábeis.
Com os nossos serviços contábeis, você poderá elaborar uma gestão de cobranças efetiva para utilizar estratégias efetivas para conseguir reduzir as inadimplências e melhorar o seu fluxo de caixa.
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