O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à eficiência de seus processos. A contabilidade é uma área que, se bem administrada, pode fazer toda a diferença para o crescimento do negócio. Porém, muitas vezes, ela é negligenciada e acaba gerando problemas para a companhia.
Pensando nisso, listamos 10 erros que um escritório de contabilidade ajuda a prevenir na sua empresa. Neste conteúdo, você vai entender como cada um deles afeta o negócio e quais as soluções para corrigi-los.
Índice
O que um escritório de contabilidade faz?
Um escritório de contabilidade pode ajudar a sua empresa a crescer e prosperar de diversas maneiras. Aqui estão algumas das principais responsabilidades de um escritório de contabilidade:
Ajuda a manter sua empresa financeiramente saudável
Uma das principais responsabilidades de um escritório de contabilidade é ajudar a manter as finanças da sua empresa em dia. Isso inclui tudo, desde o gerenciamento dos pagamentos e recebimentos até a preparação e análise das demonstrações financeiras mensais, trimestrais ou anuais. Um bom escritório de contabilidade também irá fornecer orientações sobre como melhorar a saúde financeira da sua empresa e tomar decisões estratégicas para maximizar seus lucros.
Ajuda a reduzir os impostos que sua empresa paga
Outra responsabilidade importante de um escritório de contabilidade é gerenciar os impostos que sua empresa tem que pagar. Isso inclui fazer declarações fiscais anuais, bem como monitorar as alterações nas leis fiscais que podem afetar o seu negócio. Um bom escritório de contabilidade irá identificar as áreas onde você pode economizar dinheiro no pagamento dos impostos, permitindo que você mantenha mais dinheiro no caixa para reinvestir na própria empresa.
Fornece orientação estratégica para auxiliar na tomada de decisões
Um bom escritório de contabilidade não se limitará apenas à gestão da papelada – ele também será um grande parceiro estratégico para ajudá-lo a tomar as melhores decisões para o crescimento da sua empresa. Isso inclui fornecer orientação sobre investimentos, aquisições, novos mercados e outras decisões importantes que afetam o futuro da sua organização. O objetivo final de um bom escritório de contabilidade é tornar-se uma extensão do seu próprio departamento financeiro, oferecendo conselhos valiosos para maximizar seus lucros e reduzir seus riscos financeiros.
Não contratar um escritório de contabilidade para cuidar do seu negócio é um erro que pode ser fatal. Isso porque, sem uma assessoria profissional, você corre o risco de cometer erros graves na gestão financeira e tributária da sua empresa, o que pode levar à falência. Por outro lado, com uma boa assessoria contábil é possível evitar esses erros e assim economizar muito dinheiro e ficar livre de problemas. Veja a seguir quais são eles.
1º Erro: Falta de organização nos documentos fiscais e financeiros
Em primeiro lugar, é importante saber que todas as empresas são obrigadas a guardar, pelo menos, os seus últimos 5 anos de documentação fiscal e financeira. Se a sua empresa não estiver organizada neste sentido, isso significa que ela não está cumprindo com a legislação, logo está correndo risco.
Um dos erros mais comuns que muitas empresas cometem é deixar de lado a importância de uma boa organização dos documentos fiscais e financeiros. Muitas vezes, esses documentos são armazenados em pastas físicas ou em arquivos do computador, sem uma ordem específica. Com o tempo, isso pode se tornar um grande problema, já que fica cada vez mais difícil encontrar um determinado documento.
Quando os documentos não estão bem organizados, também há um maior risco de que eles sejam perdidos ou danificados. Além disso, a falta de organização pode atrasar o processamento da declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), o que pode resultar em multas e juros.
Por isso, é fundamental ter uma boa assessoria contábil para cuidar da organização dos seus documentos fiscais e financeiros. Um escritório qualificado será capaz de classificar os documentos de acordo com a data em que foram emitidos, o tipo declaração realizada e outros critérios importantes. Dessa forma, você terá mais facilidade para encontrar os documentos quando precisar, evitando erros e problemas com a fiscalização.
2º Erro: ausência de controle orçamentário e financeiro da empresa
Um dos principais erros que uma empresa pode cometer é a ausência de controle orçamentário e financeiro. Sem esses controles, fica muito difícil para a empresa ter uma noção exata de quanto está gastando, onde está gastando e qual é o retorno sobre esses investimentos. Como consequência, a empresa acaba perdendo muito dinheiro com gastos desnecessários ou ineficientes.
Por isso, é extremamente importante que uma empresa mantenha um controle orçamentário e financeiro rigorosos. Esses controles devem ser feitos com base em dados confiáveis e atualizados, de modo que a empresa possa ter uma visão clara e precisa de suas finanças. Além disso, os controles orçamentários e financeiros devem ser revisados periodicamente para garantir que ainda estão atendendo às necessidades da empresa.
É por isso que um escritório de contabilidade previne este erro, oferecendo aos seus clientes um controle orçamentário e financeiro adequados. Com um orçamento bem elaborado, fica mais fácil saber qual é o valor disponível para cada finalidade e onde podem ser economizados recursos. Já com um bom controle financeiro, é possível acompanhar todas as movimentações da empresa, facilitando o pagamento de contas em dia e evitando problemas com inadimplência.
3º Erro: Declarações fiscais mal feitas ou atrasadas
Uma das principais responsabilidades de um escritório de contabilidade é a preparação e envio de declarações fiscais para seus clientes. Se essas declarações não forem feitas com cuidado ou entregues atrasadas, isso pode causar muitos problemas para a empresa. Aqui estão alguns dos erros mais comuns que podem ser cometidos ao preparar e enviar as declarações fiscais:
1. Envio atrasado
Se as declarações fiscais não forem enviadas no prazo, a empresa poderá ser multada e até mesmo ter seu registro cancelado.
2. Dados incorretos
Quando os dados informados nas declarações fiscais estiverem incorretos, a empresa poderá ser obrigada a pagar impostos extras ou multas. Além disso, as informações incorretas também podem levar à negativa do pedido de crédito ou à inclusão da empresa em cadastros de inadimplência.
3. Declarações incompletas
As declarações fiscais precisam conter todas as informações necessárias para serem processadas corretamente. Se forem omitidas algumas informações, isso pode atrasar o processamento das declarações e consequentemente gerar problemas com a fiscalização.
4. Erros na formatação
As declarações fiscais precisam estar formatadas corretamente para que possam ser processadas pelo sistema fiscal. Se houver qualquer erro na formatação das informações, isso pode causar problemas no processamento das declarações e também levar à negativa do pedido de crédito.
Se uma declaração fiscal estiver errada ou atrasada, a sua empresa poderá ter que arcar com multas e outras penalidades. Um bom escritório de contabilidade irá ajudá-lo a evitar este tipo de problema, mantendo as suas declarações fiscais em dia e certificando de que estão corretas.
4° Erro: deixar de recolher o FGTS
O FGTS é um seguro depositado mensalmente pelo empregador na Caixa Econômica Federal, em nome do trabalhador, visando garantir o pagamento de um abono em caso de desemprego ou aposentadoria. Se a sua empresa não estiver recolhendo o FGTS, você pode estar cometendo um erro grave.
Isso porque, além de ser uma obrigação legal do empregador, o FGTS também é uma importante fonte de renda para o trabalhador. Em caso de demissão sem justa causa, por exemplo, o trabalhador tem direito a sacar todo o valor que foi depositado pelo empregador durante todo o vínculo – e isso pode representar uma quantia significativa.
Além disso, o FGTS também pode ser usado para quitar dívidas como financiamentos imobiliários e consignados. E se o trabalhador decidir se aposentar antecipadamente, também é possível sacar parte do valor acumulado.
Deixar de recolher o FGTS pode acarretar em diversas penalidades para a empresa, tais como: multa de 2% sobre o valor total devido; juros de 1% ao mês sobre o valor atrasado; e até mesmo a suspensão da inscrição da empresa no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). Além disso, a falta do recolhimento do FGTS também pode gerar problemas trabalhistas para a empresa, com possíveis ações judiciais dos funcionários despedidos sem justa causa.
Para evitar essas penalizações, é importante que o escritório de contabilidade mantenha-se atualizado sobre as obrigações fiscais da empresa e faça o devido recolhimento do FGTS mensalmente.
5° Erro: declarar incorretamente o Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
Uma das principais obrigações de um escritório de contabilidade é a declaração do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). É importante que essa declaração seja feita corretamente, pois qualquer erro pode resultar em multas e juros.
O cálculo do IRPJ e da CSLL seguem as mesmas normas de apuração e pagamento. Para chegar ao valor a ser arrecadado, ou restituído, é considerado o regime de tributação da empresa, bem como a alíquota de IRPJ para cada um deles.
Para evitar erros nessas declaraçõpes, é importante contratar um escritório de contabilidade competente e experiente. Um bom profissional saberá orientar a melhor forma de declarar os impostos, bem como estruturar a contabilidade da empresa de forma a minimizar os tributos devidos.
6° Erro: Não seguir as regras para a escrituração fiscal das notas fiscais eletrônicas recebidas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
Não seguir as regras para a escrituração fiscal das notas fiscais eletrônicas pode causar sérios problemas para a sua empresa. A escrituração das notas fiscais é um processo complexo e, se não for feito de forma correta, pode levar à inclusão de informações erradas no SPED, o que pode resultar em multas e outras penalidades.
Para evitar esse problema, é importante que você conte com uma assessoria contábil que esteja familiarizada com o processo de escrituração fiscal das notas fiscais eletrônicas. O escritório irá verificar se todas as notas fiscais estão sendo devidamente registradas no SPED e também irá ajudá-lo a identificar e corrigir quaisquer erros que possam estar sendo cometidos.
7° Erro: não ter um bom controle de caixa
O caixa da sua empresa é o coração do negócio, é o que que mantém a empresa funcionando, por isso, é extremamente importante ter um bom controle sobre ele. Infelizmente, muitas empresas não dão a devida importância a esse aspecto e acabam cometendo erros que podem custar caro. Confira abaixo alguns dos principais erros relacionados ao caixa da sua empresa:
1. Não ter um controle adequado
O caixa da sua empresa deve ser controlado diariamente, para que você saiba exatamente quanto dinheiro está entrando e saindo. Além disso, é importante registrar todos os gastos realizados, para que seja possível monitorar o fluxo de caixa e tomar decisões acertadas.
2. Não separar o caixa operacional do caixa reserva
O caixa operacional é o dinheiro que fica disponível para as despesas diárias da empresa, enquanto o caixa reserva é o dinheiro que fica guardado para imprevistos ou investimentos. É importante manter esses dois tipos de caixa separados, para evitar problemas no futuro.
3. Não ter um orçamento detalhado
Um orçamento detalhado é essencial para qualquer empresa, pois permite saber exatamente quanto se pode gastar em cada área da operação sem comprometer o fluxo de caixa. Além disso, um orçamento bem elaborado também auxilia na tomada de decisões financeiras mais acertadas.
4. Gastar mais do que se tem
Muitas vezes as pessoas tendem a gastar mais do que ganham e isso também acontece com as empresas. É importante lembrar que o objetivo do negócio não é apenas aumentar o faturamento, mas sim gerar lucro, e isso só será possível se houver uma boa gestão financeira. Gastar mais do que se tem pode comprometer todo o fluxo de caixa e levar a empresa à falência.
5. Não investir em tecnologia
A tecnologia está cada vez mais presente nas empresas e ela também pode auxiliar no controle financeiro da sua companhia. Existem diversos softwares de gestão financeira no mercado que podem facilitar muito a vida dos donos de pequenas e médias empresas.
Sem um bom controle de caixa, a empresa pode facilmente se endividar ou, pior ainda, ficar sem dinheiro para pagar seus compromissos. Um escritório de contabilidade irá te ajudar a evitar todos esses erros e indicar as melhores soluções tecnológicas.
8° Erro: não acompanhar a evolução da receita e dos gasto
Não acompanhar a evolução da receita e dos gastos é um erro que muitos empresários cometem. Muitas vezes, os donos de pequenas e médias empresas não possuem um departamento financeiro ou contábil para cuidar desses aspectos. Eles acabam delegando essa função a outros funcionários, que nem sempre estão familiarizados com as finanças da empresa ou possuem expertise para tal função. Isso pode levar a erros graves, como não monitorar o fluxo de caixa e fazer pagamentos errôneos.
Um escritório de contabilidade pode prevenir esses erros, monitorando a receita e os gastos da sua empresa e fornecendo orientações precisas sobre como melhorar seus resultados. Um bom contador também irá alertá-lo sobre possíveis problemas financeiros que possam afetar sua empresa no futuro, permitindo que você tome medidas para evitá-los.
9° Erro: ignorar o valor do patrimônio líquido da empresa
O patrimônio líquido é uma das mais importantes métricas financeiras de uma empresa, e ignorá-lo pode ter consequências graves. O patrimônio líquido representa o valor total da empresa, após deduzir todas as dívidas e obrigações. Ele é calculado subtraindo o total de ativos da empresa do total de passivos.
Infelizmente, grande parte das empresas tem um patrimônio líquido negativo, o que significa que seus ativos são menores do que seus passivos. Isso pode ser um problema grave, pois significa que a empresa não tem dinheiro suficiente para cobrir suas dívidas. Se a situação persistir, a empresa pode ficar inadimplente e sofrer consequências legais.
O grande problema, é que muitas vezes os sócios nem fazem ideia de que sua empresa encontra-se no vermelho. Isso justifica tantas empresas terem quebrado quando foram impostas as restrições de circulação durante a pandemia da COVID-19.
Ignorar o valor do patrimônio líquido da sua empresa pode levar às seguintes consequências:
- 1. Aumento dos riscos financeiros: Se a empresa não tem um bom controle sobre seu patrimônio líquido, ela pode enfrentar problemas financeiros no futuro. É importante ter um plano para aumentar o patrimônio líquido da empresa e reduzir os riscos financeiros.
- 2. Dificuldades para obter financiamento: Uma vez que o patrimônio líquido é uma das principais métricas utilizadas pelos investidores para avaliar uma empresa, ignorá-lo pode afetar negativamente as chances da sua empresa conseguir financiamento no futuro.
- 3. Problemas para cumprir obrigações contratuais: Se a sua empresa não tem um bom controle sobre o seu patrimônio líquido, ela pode ter problemas para cumprir obrigações contratuais, como pagamento de salários e impostos. Isso pode levar à inadimplência e à perda de bens da empresa.
É importante monitorar o patrimônio líquido da sua empresa para garantir que a dívida não ultrapasse o valor dos ativos e para tomar medidas preventivas caso isso venha a acontecer.
10° Erro: Emitir incorretamente notas fiscais eletrônicas
As notas fiscais eletrônicas são documentos que devem ser emitidos pelas empresas para seus clientes. Esses documentos são importantes para o controle fiscal das empresas e, consequentemente, para o recolhimento de impostos.
No entanto, muitas empresas ainda cometem erros ao emitir esses documentos. Um dos principais erros é emitir a nota fiscal eletrônica com o número do CNPJ do cliente incorreto. Isso acontece porque algumas empresas não possuem o cadastro atualizado dos seus clientes e acabam emitindo as notas fiscais com base no CNPJ antigo.
Outro erro comum é emitir a nota fiscal eletrônica sem o código de barras. Esse código é importante para que o documento seja validado pelos sistemas da Receita Federal do Brasil (RFB) e da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Sem esse código, a nota fiscal não será considerada válida pelos órgãos fiscais.
Além disso, é importante verificar se todos os dados constantes na nota fiscal estão corretos, como o endereço da empresa, o CNPJ, o valor total da compra etc. Esses dados são importantes para fins de cobrança e também para fins fiscais. Uma vez que os dados estejam incorretos, a nota poderá ser invalidada pelos órgãos fiscais.
Um escritório de contabilidade irá te dar suporte total no preenchimento de notas fiscais, para que nada seja preenchido incorretamente e possa trazer problemas para sua empresa.
Como podemos ajudar a sua empresa?
Esse são apenas alguns erros que podem prejudicar o funcionamento de uma empresa, mas a boa notícia é que com uma boa assessoria contábil você pode não só evitar erros, mas também garantir mais lucratividade para o seu negócio. Uma assessoria contábil especializada pode ajudar a identificar problemas antes que eles causem danos irreparáveis, além de fornecer soluções para maximizar os lucros da sua empresa.
A contabilidade pode ser complexa e, quando realizada de forma incorreta, pode acarretar prejuízos e muita dor de cabeça. Por isso, é importante ter um profissional qualificado para cuidar das suas finanças. Nós da Conexão Contábil estamos sempre à disposição para ajudá-lo a manter sua empresa bem financeiramente, e em dia com a legislação. Além disso, oferecemos ferramentas inovadoras que facilitam o gerenciamento da sua contabilidade. Ficou interessado? Entre em contato conosco e saiba mais!
